گزارش‌نویسی ( کسب و کار اینترنتی )

سلام و درود فراوان به همراهان عزیز و همیشگی سایت محبوب لاین استور

در این مطلب می پردازیم به گزارش‌نویسی ( کسب و کار اینترنتی ) همراه ما باشید .

اهمیت گزارش نویسی

ما به علت‌های متعددی تصمیم گرفته‌ایم گزارش نویسی را به شکلی جدی در متمم مورد توجه قرار دهیم. از جمله‌ی این علت‌ها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

گزارش نویسی یکی از مهارت‌های مهم در تولید محتوا است و تسلط یا عدم تسلط بر آن، می‌تواند سرنوشت فعالیت‌های وابسته به تولید محتوا (از جمله حضور در فضای دیجیتال و شبکه های اجتماعی) را تغییر دهد.

تهیه‌ی کوچک‌ترین سندهای سازمانی هم نمونه‌ای از تنظیم گزارش محسوب می‌شود و تقریباً هر نوع فعالیت مکتوب در فضای کسب و کار را می‌توان از جنس گزارش نویسی دانست.

کمتر فعالیتی وجود دارد که بتواند در حد گزارش نویسی به رشد و پیشرفت شغلی کمک کند.

مدیران ارشد با ارائه و تنظیم گزارش‌های قوی، هیات مدیره و سهامداران را راضی می‌کنند. مدیران میانی با تکیه بر مهارت گزارش نویسی می‌توانند فعالیت‌های خود را به شیوه‌ای بهتر و اثربخش‌تر ارائه و معرفی کنند و اجازه ندهند که تلاش‌هایشان در میان انبوه فعالیت‌های سازمان گم شود.

گزارش نویسی علاوه بر مدیران ارشد، نیازمند تازه‌واردان و افراد کم‌تجربه در سازمان‌ها نیز هست.

معمولاً سرپرستان و مدیران، فرصت کافی برای تنظیم گزارش‌ها ندارند و از سوی دیگر ترجیح می‌دهند کارهای نسبتاً تخصصی را به سادگی به همکاران تازه‌وارد خود واگذار نکنند.

حاصل این وضعیت، آن است که یکی از نخستین فعالیت‌هایی که به تازه‌واردها تفویض می‌شود، گزارش نویسی است.

این در حالی است که متاسفانه بسیاری از افراد تازه‌وارد، این فعالیت‌ها را به چشم فرصتی ارزشمند نگاه نمی‌کنند و اغلب آن را نمونه‌ای از بیگاری کشیدن مدیران از زیردستان در نظر می‌گیرند (طبیعتاً با چنین دیدگاهی، تلاش چندانی صرف بهبود شیوه گزارش نویسی خود نخواهند کرد).

با این توضیحات می‌توانیم بگوییم بر خلاف تصور اولیه، رده‌های پایین کارشناسی در سازمان‌ها، معمولاً علاوه بر وظیفه‌ی تنظیم گزارش کار روزانه با کارهای پیچیده‌تر مثل تنظیم گزارشهای مدیریتی نیز درگیر می‌شوند.

علاوه بر همه‌ی این توضیحات، حل تمرین در متمم نیز خود نمونه‌ای از گزارش نویسی است و با بهبود این مهارت، کیفیت بحث‌ها و مشارکت در گفتگوها و کامنت‌گذاری در موضوعات مختلف، ارتقا خواهد یافت.

قبل از ورود به اصلِ بحثِ مهارت گزارش نویسی لازم است گزارش را تعریف کنیم. سپس به سراغ انواع گزارش و مراحل گزارش نویسی خواهیم رفت و به جزئیات بیشتری در زمینه‌ی نحوه گزارش نویسی خواهیم پرداخت.

معنای لغوی گزارش چیست؟

گزارش در زبان فارسی از ترکیب واژه‌ی گزار و پسوند ش درست شده است (درست مانند آزمایش، پرورش، نکوهش و مانند این‌ها).

گزار و گزاردن هم معنای متنوعی دارند که دو مورد از آن‌ها به بحث ما نزدیک‌تر است:

تفسیر و تعبیر کردن و توضیح دادن (مثلِ خواب‌گزار)
تعریف کردن و مرور آن‌چه گذشته (مثل خبرگزار)

گزارش با این معانی، واژه‌ای کهن محسوب می‌شود و نمونه‌های آن را حتی می‌توان در شاهنامه‌ی فردوسی هم یافت.

در میان برخی فارسی‌زبانان واژه‌ی راپورت و راپور (تلفظ فرانسه‌ی آن) نیز به معنی گزارش، رایج است و حتی ترکیب‌های راپور نویسی و راپور دهی هم با آن ساخته شده و به‌کار می‌رود.

در دوره‌ای که استفاده از زبان عربی در میان فارسی‌زبانان بیش از امروز رایج بود، تقریر کردن هم در بسیاری از نوشته‌ها به‌کار می‌رفت. مثلاً می‌گفتند: چنین تقریر کرده‌اند که…

تقریر امروز هم در زبان تجاریِ عربی، تقریباً معادل Report است و در گفته‌ها و نوشته‌ها هنگام اشاره به گزارش دهی از آن استفاده می‌شود.

تعریف گزارش چیست و به چه کاری گزارش نویسی می‌گویند؟

یکی ساده‌ترین تعریف‌های گزارش می‌تواند به شکل زیر باشد:

گزارش یک سند حاوی اطلاعات و دارای یک موضوع محوری مشخص است که برای ارائه به فرد یا افراد یا سازمان‌ها تنظیم می‌شود و از ویژگی‌های زیر برخوردار است:

اطلاعات ارائه شده در گزارش دارای ساختار مشخص هستند.

ساختار گزارش و محتوای آن بر اساس مخاطبان و دریافت‌کنندگان گزارش تنظیم می‌شود.

مفروضات، داده‌ها، تحلیل‌ها، قضاوت‌ها و ارزیابی‌ها در آن به صورت مشخص و شفاف تفکیک شده‌اند.

شکل و محتوای گزارش به شکلی است که بدون حضور نویسنده آن، با صرف حداقل زمان و انرژی برای مخاطب قابل درک و فهم باشد.

موارد زیر از جمله گزارش‌هایی هستند که اغلب نیازمند تهیه و تنظیم آنها هستیم:

گزارش فعالیت‌ (روزانه یا هفتگی یا شکل‌های دیگر)

یکی از رایج‌ترین انواع گزارش، گزارش‌های روزانه و هفتگی هستند.

این گزارش‌ها را ممکن است برای خودمان (با هدف افزایش نظم شخصی) یا برای مدیران‌مان تنظیم کنیم.

میزان مفید بودن گزارش‌های فعالیت، می‌تواند بسیار متغیر باشد.

از گزارش‌هایی که جز اتلاف وقت، هیچ کارکرد دیگری ندارند تا گزارش‌هایی که بدون آن‌ها، بخش مهمی از اثربخشی و کارایی ما کاهش می‌یابد.

در چنین گزارش‌هایی معمولاً شیوه‌ی طراحی قالب گزارش نقش مهمی در میزان اثربخشی نهایی‌ دارد.

رزومه

شاید کمتر به این نکته توجه کنیم که رزومه هم در واقع گزارشی از زندگی و پیشینه ماست که برای ارائه به یک کارفرما تهیه و تنظیم می‌شود.

اگر رزومه نویسی را به‌عنوان یکی از زیرمجموعه‌های گزارش نویسی در نظر بگیریم، شیوه‌ی نگاه ما به رزومه و حتی اصول و تکنیک‌هایی که در تنظیم آن به‌کار می‌گیریم، فرق خواهد کرد.